บทความนี้จะมาแชร์เทคนิคการเลือกเครื่องถ่ายเอกสารสำนักงานให้คุ้มค่า แม้จะเป็นยุคสังคมไร้กระดาษ
ทำไมเครื่องถ่ายเอกสารสำนักงานยังคงมีความสำคัญในยุคดิจิทัล ?
แม้จะเป็นยุคดิจิทัลที่มีการรณรงค์เรื่องไม่ใช่กระดาษ เพื่อประหยัดทรัพยากรธรรมชาติ แต่ก็ไม่อาจปฏิเสธได้ว่าเอกสารบางอย่าง ก็ยังต้องมีการใช้เป็นรูปเล่มอย่างเป็นรูปธรรม นั่นทำให้เครื่องถ่ายเอกสารสำนักงานยังคงบทบาทสำคัญอยู่นั่นเอง ไม่ว่าจะเป็นการปรินต์ การซีรอกส์ หรือการสแกน ลองมาดูกันว่าสถานการณ์ไหนบ้างที่ยังจำเป็นต้องใช้เอกสารกระดาษอยู่
- เอกสารทางกฎหมาย : เอกสารทางกฎหมายส่วนใหญ่ยังคงต้องเป็นเอกสารฉบับจริงที่ต้องมีลายเซ็นกำกับ เพื่อให้มีผลทางกฎหมาย เช่น เอกสารแต่งตั้ง เอกสารประกอบการประกาศสำคัญต่าง ๆ
- เอกสารสำคัญ : เอกสารสำคัญ เช่น สัญญา ใบเสร็จรับเงิน ต้องมีหลักฐานเป็นรูปธรรม เพื่อให้คู่สัญญา หรือผู้ซื้อผู้ขายมีเอกสารยืนยันการทำธุรกรรม เพื่อหลีกเลี่ยงไม่ให้เกิดการผิดสัญญาในอนาคต
- การประชุม : การพิมพ์เอกสารสำหรับการประชุมยังคงจำเป็น เพื่อให้ทุกคนสามารถติดตามและทำความเข้าใจเนื้อหาได้ง่ายขึ้น
- การนำเสนอ : การพิมพ์เอกสารสำหรับการนำเสนอ ช่วยให้ผู้ฟังสามารถจดบันทึกและทำความเข้าใจเนื้อหาได้ง่ายขึ้น
- การทำสำเนา : การทำสำเนาเอกสารด่วนยังคงมีความจำเป็นในบางสถานการณ์ เช่น การทำสำเนาบัตรประชาชน การทำสำเนาใบส่งตัวจากสถานพยาบาลปฐมภูมิเพื่อเข้ารับการรักษาจากโรงพยาบาลตามสิทธิบัตรทอง
- การจัดเก็บเอกสาร : การพิมพ์เอกสารเพื่อจัดเก็บในแฟ้ม เป็นวิธีการจัดเก็บเอกสารที่เป็นระบบและง่ายต่อการค้นหา
- การเซ็นชื่อ : การเซ็นชื่อในเอกสารบางประเภทจำเป็นต้องทำบนเอกสารจริง เช่น การลงนามในเอกสารที่มีผลทางกฎหมาย
- การทำเอกสารประกอบการเรียน : นักเรียน นักศึกษา ยังคงต้องพิมพ์เอกสารประกอบการเรียน
- การทำเอกสารส่วนตัว : การพิมพ์เอกสารส่วนตัว เช่น รูปถ่าย บทความ โดยเฉพาะอย่างยิ่งสำหรับการสร้างพอร์ตโฟลิโอเก็บสะสมเพื่อยื่นสำหรับการศึกษาต่อ หรือการสมัครงาน
- การใช้เป็นเครื่องสแกน : เครื่องถ่ายเอกสารสำนักงานรุ่นใหม่สามารถใช้เป็นเครื่องสแกนเอกสารเพื่อจัดเก็บเป็นไฟล์ดิจิทัลได้
เช็กลิสต์การเลือกเครื่องถ่ายเอกสารสำนักงานให้คุ้มค่า
เมื่อทราบถึงความจำเป็นของเครื่องถ่ายเอกสารที่ยังมีบทบาทสำคัญในสำนักงาน ลองมาดูเทคนิคและเช็กลิสต์ในการเลือก เพื่อให้นำมาใช้งานได้อย่างคุ้มค่า คุ้มราคาที่สุด
- กำหนดความต้องการ : ก่อนตัดสินใจซื้อ ควรกำหนดความต้องการในการใช้งานให้ชัดเจน เช่น จำนวนหน้าที่ต้องพิมพ์ต่อเดือน ขนาดกระดาษที่ใช้ ฟังก์ชันพิเศษที่ต้องการ (เช่น การพิมพ์สองหน้าอัตโนมัติ การสแกน)
- เปรียบเทียบรุ่นและราคา : เปรียบเทียบราคาและคุณสมบัติของแต่ละรุ่น เพื่อเลือกเครื่องที่คุ้มค่าที่สุดกับงบประมาณ
- เช่าหรือซื้อ : พิจารณาว่าการเช่าหรือซื้อเครื่อง จะเป็นทางเลือกที่ดีกว่า โดยการเช่าอาจเหมาะสำหรับธุรกิจขนาดเล็กหรือธุรกิจที่ต้องการความยืดหยุ่นในการเปลี่ยนเครื่อง
- พิจารณาขนาดและน้ำหนัก : เลือกขนาดและน้ำหนักที่เหมาะสมกับพื้นที่สำนักงานและความสะดวกในการเคลื่อนย้าย
- พิจารณาความเร็วในการพิมพ์ : เลือกเครื่องที่มีความเร็วในการพิมพ์ที่เพียงพอต่อปริมาณงาน
- พิจารณาคุณภาพของการพิมพ์ : ตรวจสอบคุณภาพของการพิมพ์ทั้งแบบขาวดำและสี และจำนวนพิมพ์ขั้นสูงสุดที่จะทำให้งานพิมพ์เริ่มไม่คมชัด เพื่อนำมาพิจารณาถึงความถี่และความคุ้มค่าต่อการเปลี่ยนหมึกพิมพ์แต่ละครั้ง
- หมึกพิมพ์และโทนเนอร์ : สอบถามเกี่ยวกับราคาและความทนทานของหมึกพิมพ์และโทนเนอร์ เพื่อประเมินค่าใช้จ่ายในการใช้งานระยะยาว
- พิจารณาค่าใช้จ่ายในการบำรุงรักษา : สอบถามเกี่ยวกับค่าใช้จ่ายในการบำรุงรักษาและอะไหล่ทดแทน รวมไปถึงต้องใช้เวลาในการรอนานหรือไม่
- พิจารณาการรับประกัน : เลือกเครื่องที่มีการรับประกันนานและมีศูนย์บริการที่ครอบคลุม มีบริการหลังการขายที่ดี เมื่อมีปัญหาสามารถส่งเจ้าหน้าที่เข้ามาแก้ไขได้อย่างทันท่วงที
- พิจารณาความประหยัดพลังงาน : เลือกเครื่องที่มีระบบประหยัดพลังงาน เพื่อลดค่าใช้จ่ายในระยะยาว
- พิจารณาฟังก์ชันเพิ่มเติม : พิจารณาฟังก์ชันเพิ่มเติมที่อาจเป็นประโยชน์ เช่น การเชื่อมต่อกับเครือข่ายอินเทอร์เน็ต หรือ WiFi การสั่งงานพิมพ์ผ่านมือถือ เพื่อให้ตอบโจทย์กับสังคมยุคดิจิทัลด้วยเช่นกัน
- ปรึกษาผู้เชี่ยวชาญ : ปรึกษาผู้เชี่ยวชาญด้านเครื่องถ่ายเอกสาร เพื่อขอคำแนะนำในการเลือกเครื่องที่เหมาะสมกับความต้องการ
แม้ว่าโลกจะก้าวเข้าสู่ยุคดิจิทัล แต่เครื่องถ่ายเอกสารก็ยังคงเป็นอุปกรณ์สำนักงานที่สำคัญและจำเป็น การเลือกเครื่องถ่ายเอกสารให้เหมาะสมจะช่วยเพิ่มประสิทธิภาพในการทำงานและลดค่าใช้จ่ายในระยะยาว ดังนั้น ก่อนตัดสินใจซื้อ ควรพิจารณาปัจจัยต่าง ๆ ที่กล่าวมาข้างต้น เพื่อให้ได้เครื่องถ่ายเอกสารที่คุ้มค่าที่สุด
